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Comment bien organiser une réunion de bureau ?

Comment bien organiser une réunion de bureau ?

45.00 45 minutes

Vous représentez et/ ou vous êtes :

 

Right Arrow on Apple iOS 14.2 Dirigeants, salariés ou bénévoles d’une structure sportive Stadium on Facebook 4.0
Right Arrow on Apple iOS 14.2 Sportifs amateurs, de haut niveau ou professionnels Person Lifting Weights on Facebook 4.0
Right Arrow on Apple iOS 14.2 Organisateurs d’événements Man Raising Hand on Apple iOS 14.2

 

Vous voulez organiser une réunion de bureau ? Handshake on Apple iOS 14.2
Alors vous êtes au bon endroit pour tout comprendre sur l’organisation et la coordination d’une réunion de bureau. Kinic Sport vous accompagne et vous conseille dans vos démarches à travers une consultation de 45 minutes.

 

Comment cela fonctionne ?

 

1. Choisissez votre prestation et programmez votre rendez-vous avec l’un de nos experts.
2. Lors de votre entretien, présentez votre problématique.
3. Obtenez des conseils détaillés et personnalisés.
4. Recevez un rapport complet de l’échange.

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Description

Vos réunions de bureau sont ennuyantes et ne provoquent aucune réaction chez les interlocuteurs ? C’est sûrement parce que vous avez oublié certains détails pour bien la diriger. Si en apparence donner des directives ou mener une session de brainstorming semble facile, il s’agit en réalité d’un exercice assez rigoureux qui demande quelques préparations. Quels sont les différents types de réunion ? Comment faire en sorte qu’elles soient réussies ? Pourquoi sont-elles importantes dans une structure ? Nous allons répondre à toutes ces questions à travers cet prestation.

Quels sont les différents types de réunion ?

On parle de réunion lorsqu’un groupe de personnes est réuni pour discuter d’un thème commun, avec un ou plusieurs objectifs à atteindre au terme de la rencontre. Une réunion peut être formelle autour d’une table ou dans les couloirs entre deux personnes. Dans ce cas-ci, on parle de « stand-up meetings », qui ne dure pas plus de 5 minutes. La réunion peut également durer pendant quelques heures si elle se déroule dans une salle. Il faudra alors instaurer des pauses café pour ne pas fatiguer les participants.

Les différentes formes de réunion

Une réunion devra adopter une forme variant selon les objectifs visés. On peut lister les formes de réunion suivante :

  • La réunion d’échange durant laquelle les participants s’échangent leurs idées et leurs informations ;
  • La réunion d’information, généralement moins longue que pour les échanges, dont le but est de transmettre une information depuis le dirigeant ;
  • Autre réunion : la réunion de revue, servant à recouper les informations depuis le dernier échange et garder en vue l’avancée des objectifs ;
  • La réunion de prise de décision ou la réunion stratégique, organisée généralement afin de trouver une décision commune pour atteindre un objectif.
  • La résolution de problème : une réunion consistant à gérer les conflits, résoudre un dysfonctionnement ou un malentendu.

Comment bien conduire une réunion ?

Si vous organisez souvent des rencontres qui n’aboutissent à aucun résultat, vos interlocuteurs risquent de perdre leur motivation et abandonner le projet. On parle alors de réunionite, une manie d’organiser des réunions régulièrement, sans pour autant aboutir à un quelconque résultat. Pour éviter cette manie, voici 5 conseils à appliquer en permanence :

Définissez les objectifs avant la réunion

Créez un ordre du jour s’il le faut, il permettra de définir le but de la réunion et donc sa forme, tout en ramenant les participants dans le thème s’il y a des hors-sujet.

Trouvez le style qui vous conviendra

Un facilitateur et un coordinateur n’ont pas le même rôle : le premier se fait discret tandis que le deuxième conduit la discussion en posant des thèmes ou des questions. Le dirigeant laisse généralement très peu d’espace au participant.

Respectez les horaires

Il a été dit que le cerveau humain reste concentré pendant optimalement pendant 15 minutes tout au plus. Ainsi, il faut éviter les réunions trop longues, ou mettre des brise-glaces et des animations régulièrement.

Informer les participants de leur rôle, si vous décidez de leur en donner

De cette manière, chacun pourra se préparer à sa prise de parole. Il se peut également que vous préfériez laisser les participants improviser.

Établir un document de synthèse à la fin de chaque réunion

Cela peut être un PV, un résumé, ou une reconstitution. Ce document permettra de revoir les éléments abordés, et d’informer les absents.

L’importance des réunions

Les réunions régulières permettent de garder l’harmonie dans n’importe quelle organisation. Dans un club sportif par exemple, chaque comité doit régulièrement se réunir pour discuter de l’avancement des joueurs ou du club. La réunion permet à chacun de se retrouver sur le même niveau d’information, et prendre des décisions selon la situation. L’image marketing d’un club contribue beaucoup à son évolution, d’où la nécessité d’une organisation indépendante dans le domaine.

Organiser une réunion de bureau avec Kinic Sport

Engager un professionnel marketing comme Kinic Sport permet de garder un œil sur les indicateurs de performance les plus importants. Que ce soit la visibilité sur les réseaux sociaux et internet, ou encore la couverture médiatique et les recherches de partenaires, Kinic dispose de toutes les compétences nécessaires. Ainsi, Kinic peut diriger ou coordonner une réunion dans une structure sportive. Grâce à Kinic Sport, les structures sportives disposent d’une longueur d’avance assez conséquente, en ce qui concerne l’organisation d’une réunion de bureau. Collaborer avec la plateforme Kinic Sport vous permet d’être accompagné, au moyen d’un entretien personnalisé à distance.